Que doit recevoir mon comptable avant la fin de l'exercice?

Comment cela fonctionne

cinq produits, une seule décision

Les contrats permanents et temporaires

1. L'assurance vie temporaire, à durée fixe et sans valeur de rachat
2. L'assurance vie entière, permanente avec valeur garantie
3. L'assurance vie entière avec participation
4. L'assurance vie universelle, où le titulaire décide davantage
5. La rente viagère, du capital échangé contre un revenu à vie

L'essentiel de la liste se trouve chez l'assureur et non dans les dossiers de la société, et un assureur répond à une demande écrite en quelques semaines et non en quelques jours. C'est le fait de demander pendant la dernière semaine de l'exercice qui transforme un élément de routine en course contre la montre. Autrement dit, le délai de réponse de l'assureur fait partie du calendrier au même titre que la date de clôture, et il se compte à rebours depuis celle-ci.

Réunir les six éléments est une tâche partagée entre deux personnes et non une seule. L'officier de la société ayant l'autorisation de signer demande les quatre documents de l'assureur, soit le relevé annuel, le coût de base rajusté, la confirmation de la détention et du bénéficiaire, et le relevé de toute avance, dans une seule lettre écrite adressée au service à la clientèle de l'assureur. Ce même officier extrait séparément les deux documents que l'assureur ne détient jamais, soit la résolution de la société autorisant tout changement survenu durant l'année et la confirmation de toute garantie consentie à un prêteur, à même le livre des procès verbaux et le dossier de prêt de la société.

Une fois les deux ensembles réunis, ils sont transmis au comptable ensemble et non à mesure qu'ils arrivent, puisque le comptable est celui qui doit concilier les chiffres de l'assureur avec ce que les propres livres de la société montrent pour l'année, et un ensemble partiel envoyé tôt doit souvent être redemandé une fois le reste arrivé.

Un échéancier réaliste se calcule à rebours depuis la fin de l'exercice et non à partir du moment où quelqu'un s'en souvient. La demande écrite à l'assureur part tôt dans l'exercice, le dossier revient habituellement en quelques semaines, et il attend prêt dans un classeur de sorte que la poussée finale avant la clôture se limite à ce qui a changé dans les dernières semaines, comme une prime payée en retard ou une résolution de dernière minute, et non à la liste entière d'un seul coup.

Ce qui peut varier

là où la structure déraille habituellement

L'assurance vie détenue par une société

1. 01La société détient le contrat et paie la prime
2. 02Les primes ne sont généralement pas déductibles
3. 03L'avantage tient au taux d'imposition des dollars de prime
4. 04La prestation reçue crédite le compte de dividendes en capital
5. 05La structure de propriété est là où cela échoue

Retenez bien ce passage. Ce que l'assureur peut produire, et à quelle vitesse, diffère d'une société à l'autre. Certains assureurs émettent le coût de base rajusté automatiquement chaque année avec le relevé; d'autres ne le produisent que sur demande, et un ménage qui présume qu'il apparaîtra simplement, sans jamais le vérifier, peut le découvrir manquant précisément lorsque le comptable le demande en mars.

Le droit des sociétés varie aussi selon la province quant à ce que le livre des procès verbaux doit montrer pour qu'une résolution soit considérée dûment autorisée, de sorte qu'une résolution rédigée à partir d'un modèle destiné à une province peut omettre une formalité qu'exige le droit d'une autre province. Le libellé du contrat compte également pour ce qui traîne derrière lui comme documents: un contrat portant un avenant d'assurance supplémentaire libérée ou une avance déjà en cours produit des chiffres qu'un contrat plus simple du même montant assuré ne produit jamais.

Le coût de base rajusté lui même bouge chaque année et non de rester fixe, puisqu'il est recalculé chaque année où le contrat est en vigueur, de sorte qu'un chiffre utilisé par le comptable l'an dernier ne peut pas être simplement reporté et réutilisé pour la déclaration courante. Une société détenant un contrat émis il y a des décennies peut aussi constater que ce chiffre prend plus de temps à produire, puisque le calcul de l'assureur remonte patiemment à travers chaque année écoulée depuis l'émission d'origine du contrat.

Le coût ou le piège

L'élément qui cause des ennuis est celui dont personne ne parle: une prime payée depuis le mauvais compte, un changement de détention fait sans formalité, une garantie consentie puis oubliée. Chacun s'explique à peu de frais en novembre et coûte cher à expliquer deux ans plus tard. Ce qui coûte, ce n'est pas le geste lui-même mais le temps écoulé: les faits frais s'expliquent en quelques lignes, les faits anciens se reconstituent pièce par pièce.

Le véritable coût de l'omission de l'un de ces six éléments se manifeste rarement sous forme de frais facturés par l'assureur. Il se manifeste plutôt comme un risque de nouvelle cotisation logé discrètement dans la propre déclaration de la société, puisqu'un changement de titulaire non déclaré ou un avantage non documenté peut être découvert bien après coup, avec un intérêt qui court depuis l'année d'origine du fait et non depuis la date, souvent bien plus tardive, où il a été constaté.

Un changement de titulaire fait sans résolution derrière lui en est l'exemple le plus clair. Le dossier de l'assureur peut déjà montrer le nouveau titulaire parce qu'un formulaire a été signé et envoyé directement à l'assureur, alors que le livre des procès verbaux de la société ne montre rien, et un comptable travaillant uniquement à partir du livre des procès verbaux ne saura pas qu'il faut poser la question, à moins que la confirmation de l'assureur ne fasse partie du dossier remis.

À qui cela importe le plus

une critique du coût doit préciser la période

Quand le coût pèse, et quand il s'allège

1. 01L'acquisition est concentrée au débutPremières années. Le barème garanti est bas durant les mêmes années.
2. 02Les frais baissent en proportionAnnées médianes. Les années intermédiaires du contrat.
3. 03Le contrat coûte peu à porterAnnées tardives.

Une société qui a changé quoi que ce soit durant l'année, un nouveau contrat, un changement de titulaire ou de bénéficiaire, une avance obtenue sur un contrat, ou une garantie consentie à un prêteur, a le plus en jeu à réunir cette liste au complet, puisque chacun de ces événements est exactement ce qu'un examen ultérieur cherche en premier.

Cela importe le moins à une société détenant un seul contrat inchangé, financé de la même façon chaque année, sans avance et sans garantie, puisque le dossier du comptable pour ce contrat se ressemble d'une année à l'autre et que la même demande y répond rapidement.

Une société détenant plusieurs contrats détenus par la société, répartis entre plus d'un assureur, se situe entre les deux. L'arithmétique n'est pas plus complexe pour autant, mais la coordination l'est, puisque chaque assureur suit son propre échéancier et son propre format, et le comptable finit invariablement par attendre la plus lente de plusieurs demandes distinctes et non une seule réponse.

Ce qu'il faut demander à l'avance

l'option change le comportement du contrat

Où peut aller une participation déclarée

1. 01Acheter de l'assurance supplémentaire libérée
2. 02Réduire la prime à payer cette année-là
3. 03S'accumuler en dépôt chez l'assureur
4. 04Être versée comptant au titulaire du contrat
5. 05L'option par défaut est rarement la bonne

Demander à l'assureur, dès le début de l'exercice et non à sa fin, un calendrier des documents qu'il peut produire sur demande évite la course des dernières semaines. La plupart des assureurs peuvent confirmer ce délai par écrit, ce qui permet de planifier la demande autour de lui et non de le découvrir en la faisant, au moment où il est déjà trop tard pour en tenir compte.

Demander au comptable, au même moment, précisément lesquels des six éléments sont nécessaires et dans quel format, puisqu'un comptable qui prépare plusieurs déclarations de sociétés a souvent un ensemble type demandé à chaque client, et respecter cet ensemble dès la première tentative évite un second tour de demandes une fois la fin d'exercice déjà proche.

Demander spécifiquement le coût de base rajusté si le contrat a plus de quelques années, puisque cet élément est celui le plus susceptible de prendre plus de temps que le reste du dossier, et le demander séparément et plus tôt l'empêche de retarder tout le reste qui était pourtant prêt à temps.

Ce que cette page ne fait pas

Cette page nomme quoi réunir. Elle ne dit pas quels formulaires la déclaration de la société devra porter en conséquence, puisque cela dépend de ce qui a réellement changé durant l'année et de règles qui relèvent de l'Agence du revenu du Canada et non d'un contrat d'assurance.

Elle ne rédige pas non plus la résolution de la société ni ne juge si une structure donnée convient à la société, puisqu'une résolution doit correspondre au libellé précis qu'un avocat ou le comptable de la société utiliserait pour cette transaction. Le comptable qui prépare la déclaration détient la question du dépôt fiscal, et un avocat détient la question de savoir si les documents corporatifs eux mêmes sont dûment constitués.

Cette page ne dit pas non plus si une prime payée par la société peut être déduite, puisque la réponse dépend de l'objet de la protection et des règles de la Loi de l'impôt sur le revenu que le comptable applique aux faits précis, et non de quoi que ce soit de général énoncé ici même. Cette réponse vous appartient.